Uno de los aspectos que más preocupa a los centros privados y concertados es “¿Cuántos niños seguirán aquí el año que viene?, ¿Cuántos alumnos nuevos se han matriculado para el próximo curso?”, “¿Qué tal lo estamos haciendo? ¿En qué fallamos? ¿Cuáles son nuestros puntos fuertes?”
Muchas son las preguntas y es difícil responder con objetividad. Malabar te asesora y confecciona las herramientas que necesitas durante el proceso de captación de alumnos.
¿En qué consiste el proceso de matriculación? El proceso de matriculación se inicia desde que un padre o madre escucha hablar del centro, o se informa sobre el Centro, se pone en contacto con el colegio hasta que se firma la matrícula y el nuevo alumno asiste a su primer día de clase.
Pero mucho antes de todo esto, primero está la fase estratégica, donde se establece el proyecto educativo del centro, las características que lo definen y se analizan las debilidades y fortalezas. Se busca el elemento diferenciador con respecto a otros colegios y se definen las estrategias y los objetivos que se quieren alcanzar, normalmente, aumentar el número de alumnos matriculados en el colegio.
Una vez que se han marcado los objetivos, hay que iniciar la segunda fase, elaborar un plan comercial adaptado al centro. En este plan se marcan los pasos a seguir en el proceso de matriculaciones. En primer lugar, generar qué información se va a entregar y como (una página web con el contacto y/o con una definición del quiénes somos, un pdf con el proyecto educativo, un vídeo…), qué se va a contar a los padres, en qué momento y cómo. Por ejemplo: algunos colegios prefieren enviar toda la información por e-mail, otros tienen una filosofía de apertura total y han publicado todo en la página web, otros prefieren concertar una entrevista…
Los elementos clave del plan comercial son: cómo contacta el padre con el centro (normalmente hay 3 vías: por teléfono, por e-mail o presencial), qué información se les ofrece en la primera toma de contacto, realización de una entrevista personal con el embajador del centro o invitación a una jornada de puertas abiertas, entrega física de información (folletos, carpeta de bienvenida…), informar y entregar la documentación para realizar la matrícula y dar la bienvenida al nuevo alumno. Todos estos pasos exigen marcar una serie de pautas: desde cómo se responde a una llamada o a un e-mail, hasta si se les entrega un folleto, o una carpeta a quién recibe a los padres, quién enseña el colegio, si se realiza una encuesta de calidad…
Tras establecer paso por paso todo el proceso de matriculación, ya solo queda llevarlo a cabo, que es la tercera fase. Para ello, hay que dar a conocer las pautas marcadas a todo el personal implicado en el proceso. Se les debe hacer conscientes de que ellos son la imagen del colegio y que son muy importantes de cara a conseguir nuevos alumnos. El personal debe comprender las pautas establecidas e integrarlas con normalidad en sus tareas diarias laborales.
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